materi manajemen umum

DASAR DAN TEKNIK PENGAWASAN

·      PENGAWASAN

1.     DEFINISI PENGAWASAN

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

2.     BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1.        PENGAWASAN PENDAAHULUAN

Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls) 

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2.        Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3.        Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

3.     TAHAP PROSES PENGAWASAN

1.     Tahap Penetapan Standar:

·         Standar phisik

·         Standar moneter

·         Standar waktu

2.     Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.     Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Berupa proses yang berulang-ulang dan continue

4.     Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjaadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan bagi manajer.

5.     Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

4.     PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

1.      Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.      Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :

o   pengukuran input

o   hasil pada tahap awal

o   gejala yang dihadapi

o   kondisi perubahan yang diasumsikan

3.      Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4.      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

5.     MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE)

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

6.     MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

Mis yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akuran dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu :

1)      Survai pendahuluan dan perumusan masalah

2)      Desain konseptual

3)      Desain terperinci

4)      Implementasi akhir

Agar MIS efektif :

1.        Mengikut sertakan pemakaian dalam tim perancangan

2.        Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem

3.        Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

4.        Adanya pengujian pendahuluan

5.        Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.

kriteria utama MIS efektif :

1.        Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

2.        Tapat waktu dalam pemakaiannya

3.        Menekan biaya secara efektif

4.        Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat

5.        Dapat diterima oleh yang bersangkutan

·   TEHNIK PENGAWASAN

1)    PERBEDAAN TIPE METODE PENGAWASAN

·        METODE KUANTITATIF

Metode kuantitatif terdiri dari :

a.           Anggaran (budget)

1.      Anggaran operasi

o   Anggaran penjualan

o   Anggaran kas dan sebagainya

2.      Anggaran khusus seperti :

o   Planning, programming, budgetring system (PPBS)

o   Zero base budgering (ZBB)

b.            Audit

§  Internal

§  Eksternal

1.      Analisa Break even

2.      Analisa Rasio

3.      Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu kegiatan

·        METODE PENGAWASAN NON KWANTITATIF

Metode-metode yang digunakan meliputi:

1.      Pengamatan

2.      Inspeksi teratur dan langsung

3.      Pelaporan lisan dan tertulis

4.      Evaluasi pelaksanaan

5.      Diskusi dan metode-metodenya adalah MBO, MBE dan MIS

2)    PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAN

1.     PENGAWASAN ANGGARAN DAN PUSAT-PUSAT TANGGUNG JAWAB

Ada 4 macam pusat pertanggung jawaban, yaitu :

1.      Pusat penghasilan

2.      Pusat biaya

3.      Pusat penghasilan

4.      Pusat invesasi

2.     JENIS-JENIS ANGGRAN

Anggran operasional menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan konsumsi oleh organisasi dalam periode anggran biasanya dengan bentuk pisik dan biaya.

Anggran financial memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari mana uang tersebut akan didapat.

3)    METODE-METODE PENGAWASAN ANGGRAN KHUSUS

1.     PLANNING-PROGRAMMING-BUDGETING SYSTEM (PPBS)

PPBS dikembangkan untuk membantu manajemen dalam melakukan identifikasi dan penghapusan program-program yang memaan biaya dan menyalin program-program lain serta memberikan sesuatu peralatan analisa benfis dan cost setiap program atau kegiatan.

2.     ZERO-BASE BUDGETING (ZBB)

Ada tiga segi utama ZBB. Yaitu :

v  Perumusn paket keputusan yang menguraikan kegiatan, biaya dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual.

v  Penyusunan rangking kegiatan dalam urutan prioritas.

v  Pengalokasian sumber daya atas dasar rangking kegiatan.

3.     AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA (HUMAN RECOURCE ACCONTING)

HRA menunjukan dan menekankan pada pentingnya sumber daya manusia. Karyawan yang berpenghasilan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. Konsep ini mengatakan bahwa sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi dan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.